Las mejores aplicaciones para organizar el trabajo desde casa

Apps para organizarnos

Los organizadores de tareas te ayudan a mantenerte en el buen camino sabiendo qué es lo siguiente que debes hacer, disminuyendo las tentaciones de procrastinar.

Todoist

Todoist es un servicio online muy fácil de usar que sirve como lista de tareas. ¿Y por qué utilizar una app en vez de escribirlo en un papel? Una de las ventajas de Todoist es que puedes acceder desde diferentes dispositivos (móvil, ordenador, tablet, etc.) sin importar donde estés.

También puedes establecer plazos y crear tareas detalladas con subtareas. Las tareas se pueden organizar en secciones, y puedes priorizarlas mediante resaltado.

Puedes compartir fácilmente las tareas con más personas, comentar el trabajo de los demás y recibir notificaciones.

Otra ventaja es que puedes hacer un seguimiento de tu productividad ya que te permite vigilar de cerca lo que realmente has conseguido hacer cada día. También puedes establecer objetivos diarios y hacer un seguimiento de lo que has completado.

Todoist cuenta con una versión gratuita o con una premium por 3 euros al mes.

Trello

Trello es uno de los organizadores de tareas más populares gracias a que su funcionamiento se acopla muy bien con las técnicas de productividad GDT (Getting Things Don de David Allen). Con Trello podemos crear, organizar y priorizar las listas de tareas, así como gestionar proyectos a largo plazo. También es ideal si trabajas con un equipo ya que facilita el seguimiento de lo que todos están haciendo.

Trello utiliza los tableros como proyectos. Dentro de ellos podemos crear unas listas que serán el estado de las tareas. Podemos tener el tablero de recopilando información, trabajando en ello, comprobando y terminado, por ejemplo. A continuación, crearemos las tareas que son como tarjetas en las que podemos agregar muchos detalles como las fechas de vencimiento, comentarios y más.

Durante el proyecto, las tareas o tarjetas se irán moviendo a lo largo de las listas desde el estado inicial hasta el de acabado.

Gracias a eso la disposición es muy clara y organizada por lo que colaborar con otros resulta extremadamente sencillo y útil.

Puedes utilizar Trello en todos tus dispositivos, sin embargo, es más cómoda la interfaz de escritorio o tablet ya que vemos mejor los paneles y la función de arrastrar y soltar las tarjetas es mucho más cómoda.

Puedes usar Trello de manera gratuita.

Zapier

Zapier sirve para algo diferente ya que es una herramienta de automatización. Con Zapier podemos enlazar todas nuestras aplicaciones favoritas para que realicen acciones automáticas entre ellas. Esto, bien usado, nos ahorra trabajo y nos permite ser más organizados.

Por ejemplo, sacas un nuevo post en tu blog, Zapier puede publicar de manera automática la actualización en todas tus cuentas sociales.

La verdad es que Zapier tiene un proceso de aprendizaje importante para poder sacarle todo el partido, aun así, Zapier cuenta con una biblioteca de flujos de trabajo (llamados zaps) que te ayuda a crear tareas automáticas sincronizando tus aplicaciones favoritas.

Zapier tiene un plan gratuito que suele ser suficiente para la mayoría de la gente, aunque también dispone de planes premium más avanzados.

Spark

Spark es una aplicación que nos permite mejorar la gestión de los correos electrónicos. Para empezar, Spark permite filtrar los correos de manera que solo nos notificará de los emails recibidos de personas que conozcamos, así que no recibirás una notificación por cada mensaje, solo por los realmente importantes.

También puedes programar los correos electrónicos para que se envíen a horas específicas y configurar recordatorios para que no olvides hacer un seguimiento de nada. Podemos configurar respuestas rápidas en las que puedes hacer clic para reducir el tiempo que pasas escribiendo lo mismo una y otra vez.

La aplicación también ofrece un motor de búsqueda inteligente muy bueno, así como la opción de aplazar los mensajes de correo electrónico cuando sea necesario. También hay una función de mensajería que puedes usar para discutir correos electrónicos específicos con otros o compartir borradores.

La versión gratuita de Spark debería ser suficiente para la mayoría, pero también hay un plan premium.

Contabilizar el tiempo

Llevar un registro de cómo utilizas tu tiempo puede ayudarte a aprender a ser más productivo. Estas aplicaciones pueden ayudarte a averiguarlo y a mejorar.

Toggl

Toggl es una aplicación que nació con el objetivo de ayudar a los autónomos a calcular cuánto facturar por su tiempo para que se les pague correctamente, pero que en la actualidad ha sido rediseñada para que todos los usuarios puedan hacer el seguimiento del tiempo de una manera cómoda.

Con un solo clic en un temporizador empezarás a registrar de manera fácil el tiempo que dedicamos a cada actividad. Por si no tienes el hábito establecido o eres un poco despistados, también dispone de funciones que te recordarán que controles el tiempo si no lo estás haciendo. Además, Toggl también detecta el tiempo de inactividad si olvidaste detener el temporizador. Dispone de informes sobre lo productivo que has sido.

También hay integraciones que pondrán un Botón Toggl en tus aplicaciones favoritas para que pases menos tiempo navegando entre ellas.

Toggl tiene varios planes diferentes, desde 9 dólares por mes, por persona.

RescueTime

RescueTime es otra aplicación de seguimiento del tiempo pero que también te ayuda a centrarte y a averiguar exactamente qué distracciones tienes que eliminar para ser más productivo. Rastrea automáticamente (no tienes que encender nada) el tiempo que pasas en aplicaciones, sitios web e incluso documentos específicos. También obtendrás informes detallados sobre la forma exacta en que empleas tu tiempo para que puedas ver en qué lo pierdes.

Cuando no estamos utilizando el ordenador, RescueTime nos pedirá que añadamos las actividades y los tiempos de manera manual.

También tiene una función FocusTime, que bloqueará los sitios web y las aplicaciones que te distraigan cuando sepas que realmente necesitas concentrarte. Puedes usar esta función para establecer límites diarios en estas aplicaciones y sitios, o programar tiempo de enfoque en tu calendario.

RecuesTime tiene un precio de 72 dólares al año.

Focus To-Do

Focus To-Do es una aplicación para Android, iOS, extensión de Chrome, etc. que permite hacer listas de tareas y controlar el tiempo que dedicamos realizando cada una. El funcionamiento es muy sencillo y te recordará mucho a la técnica del Pomodoro en el que trabajamos con intensidad en bloques configurables (por defecto de 25 minutos) y luego hacemos pequeños descansos. La aplicación tiene un periodo de prueba gratuito, aunque luego tiene una cuota de unos 2 euros al mes.

Daywise

Daywise organiza cuidadosamente todas tus notificaciones en un solo lugar, facilitándote el trabajo sin interrupciones. Cuando estés listo para revisarlas, verás lo que parece un buzón de correo electrónico. La aplicación incluso puede analizar todo y categorizarlo por ti.

También puedes elegir las horas del día en las que quieres recibir las notificaciones, lo que puede ayudarte a administrar tu tiempo. Si hay notificaciones que no puedes (o no quieres) perder, hay una lista VIP a la que puedes agregar personas, para que no te pierdas ninguna notificación de ellos.

También recibirás informes sobre el tiempo que pasas en el teléfono y fuera de él, así como sobre las aplicaciones que más te interrumpen.

Daywise está disponible para dispositivos Android, y puedes descargarlo gratuitamente en Google Play.

Mantén la calma y la concentración

Además de organizar las tareas y controlar tu tiempo, también necesitas tener una mentalidad adecuada para sentarte y concentrarte. Estas aplicaciones te ayudarán a hacer justamente eso.

Headspace

Headspace no es una aplicación para trabajar, es para meditar. Y es que una breve meditación al principio o al final del día de trabajo puede hacer que te sientas menos estresado y te puedas concentrar mejor.

Headspace hace que la meditación sea fácil y accesible para todos, no hace falta experiencia previa.

También cuenta con Sleepcasts que te ayudarán a conciliar el sueño incluso cuando estés algo nervioso.

Headspace cuesta unos 70 dólares al año, pero si estás desempleado puedes optar a una cuenta gratuita (Headspace está ofreciendo suscripciones gratuitas a aquellos que han perdido sus trabajos debido a la pandemia).

Serene

Serene es una aplicación para MacOS que pretende minimizar las distracciones y te permite mantenerte lo más concentrado posible. Además, tiene muchas características que harán de tu día de trabajo sea más agradable.

Cada mañana, Serene te pedirá que dividas el día en sesiones y que definas un objetivo principal. Esto te ayuda a priorizar los objetivos más importantes para que puedas concentrarte en ellos en lugar de distraerte con las pequeñas cosas.

Una vez que inicias una sesión de Serene, la aplicación puede bloquear otros programas o sitios web que te distraigan, silenciar el teléfono, controlar las luces de Philips Hue, actualizar tu estado de Slack y más (puedes personalizar todo esto). Básicamente, te facilita un poco la vida.

La aplicación también ofrece potenciadores de enfoque, como música, temporizadores de cuenta atrás y avisos de descansos regulares, que han demostrado ayudar a la gente a hacer su trabajo.

Hocus Focus

Hocus Focus es una aplicación que elimina el “desorden de ventanas” mientras trabajas. Oculta cualquier aplicación que no estés usando para que no te distraigas con ella. Básicamente, lo que está fuera de la vista, queda fuera de la mente.

Puedes ajustar la configuración para que Hocus Focus oculte las cosas después de un cierto tiempo o las desactive por completo.

Hocus Focus se puede descargar gratuitamente en Mac.